Software Assett Manager (10101686)

Algemeen De afdeling Exploitatie maakt binnen het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) deel uit van Unit ICT-infrastructuur . Deze Unit functioneert als Shared Service Center voor de overige lijn- en stafdirecties (Opvang, Huisvesting en stafdirecties). De afdeling Exploitatie richt zich op het inrichten, onderhouden, beheren en exploiteren van de ICT-infrastructuur ten behoeve van het COA. De afdeling Exploitatie levert onder meer ondersteuning en faciliteiten bij de ontwikkeling van maatwerk-informatiesystemen en/of de selectie van standaardpakketten.

De kerncompetenties in de missie en visie van de afdeling zijn: continuiteit, stabiliteit, betrouwbaarheid, voorspelbaarheid en professionaliteit. De Software Asset Manager en Service Level Manager ondersteunt in de operationele uitvoering het Teamhoofd. Focus op werkzaamheden bij organisatie in verandering De afdeling Exploitatie bevindt zich zowel op technisch als ook op persoonlijk vlak in een verandersituatie. De afdeling dient vanuit re-actief beheer om te buigen naar pro-actief beheer. De klant dient centraal te staan en niet de IT-oplossing. Dit vereist enerzijds andere technische skills en anderzijds andere persoonlijke skills. Een Software Asset Manager en Service Level Manager die deze verandering actief mee helpt bereiken, heeft hier nadrukkelijk de voorkeur.

De Software Asset Manager en Service Level Manager:

• Voert het beheer over de contracten voor de rechten voor gebruik van software, software as a service contracten en contracten voor diensten. Gebruikt en beheert de hulpmiddelen die nodig zijn om de juiste hoeveelheid rechten voor gebruik van software, ondersteuning en diensten te verkrijgen of in stand te houden. Onderhoudt een administratie over de verkregen softwarelicenties voor het leggen van de relatie tussen de rechten en het werkelijke gebruik. • Verzamelt informatie ter ondersteuning van het proces voor het vernieuwen van contracten. Leest, verifiërt en interpreteert contracten voor het in stand houden van licentie compliance. • Zorgt dat contracten op tijd worden verlengd, aangepast aan veranderd gebruik of worden beëindigd wanneer gebruik of ondersteuning niet meer nodig is en accepteert geleverde software en diensten na controle op de juiste levering.

• Stelt vast dat de rechten voor gebruik van software, ondersteuning en diensten worden geleverd zoals in de contracten is afgesproken. • Geeft regelmatig advies aan het Teamhoofd over de aanschaf van software in samenhang met de doelstellingen voor onderhoud en verbetering van de organisatie. • Rapporteert aan de relevante belanghebbenden (hoofd van het ICT Exploitatie team, Inkoop, vermogensbeheerder) over contractbeheer met betrekking tot software en diensten. • Bouwt en onderhoudt een netwerk met relevante interne en externe partijen. Werkt samen met leveranciers / wederverkopers / partners, Inkoop en de Financiële afdeling voor het kopen en administreren van rechten voor het gebruik van software en diensten.

• Beheerst regelmatige en ad hoc audits over software en diensten in verband met de voortdurende integriteit van administraties over de rechten voor gebruik van software en het gebruik conform de rechten door de organisatie. Begrijpt de financiële impact en heeft het vermogen de aansprakelijkheid van de organisatie te kunnen schatten tijdens de uitvoering van audits. Neemt maatregelen om de risico’s verbonden met de audits te verminderen. • Ondersteunt periodieke beoordelingen van processen en beleid om ervoor te zorgen dat deze blijven aansluiten bij de eisen van de organisatie en actuele beste praktijken. • Is het Single Point Of Contact voor medewerkers in de organisatie voor onderwerpen over rechten voor gebruik van software, ondersteuning en diensten. • Signaleert ontwikkelingen binnen het eigen vakgebied en geeft dienaangaande gevraagd of ongevraagd adviezen aan het Teamhoofd.

Werk- en denkniveau HBO-niveau

Competenties:

Communicatie Ontwikkelt positieve werkrelaties met verkopers, collega’s en leidinggevend personeel en heeft het vermogen om besluitvorming te beïnvloeden. Kan goed luisteren, effectief vragen stellen en verschillende meningen op een lijn brengen. Bekwaam in het met gezag nemen van initiatief in complexe situaties of situaties met een hoge zichtbaarheid.

Kan probleemoplossend denken, beslissingen nemen en op overtuigende manier de redenen voor deze beslissingen in een bedrijfscontext onder woorden brengen. Flexibiliteit Past zich aan doelen en aanpak aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven. Omgevingsbewustzijn Houdt rekening met relevante externe ontwikkelingen en omstandigheden.

Organisatiesensitiviteit Houdt rekening met de gevolgen van interne ontwikkelingen, beslissingen en acties voor de organisatie. Persoonlijke ontwikkeling Onderhoudt de eigen kennis over softwarelicenties en software asset management-onderwerpen en gebruik van asset managementprocessen en IT-servicebeheertools. Resultaatbewustzijn Richt zich op het bereiken van een vooraf bepaald resultaat.

Hoog georganiseerd, gewend doelstellingen voor de korte en middellange termijn te plannen. Sterk doorzettingsvermogen en hoog niveau van persoonlijk initiatief. Goede onderhandelingsvaardigheden en vaardigheden met contracten en contractanalyse. Contacten Intern • Medewerkers van de afdelingen Inkoop en Financiële administratie • Adviseurs en medewerkers van de Unit ICT, projectleiders • Teamhoofd, procesmanagers, Unitmanagers

Extern: • Leveranciers van software op operationeel niveau • Servicemanagers van leveranciers van diensten op operationeel niveau • Software Asset Management collega’s bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid • Software Asset Management collega’s bij andere departementen.

Overig • Werken met een grote mate van zelfstandigheid is een pré. • Ervaring dient duidelijk terug te vinden zijn in het CV!!! • Op verzoek dienen referenties aangeleverd te kunnen worden.