Project Management Ondersteuner (PMO) 22553131

Achtergrond opdracht

Het project Basisregistratie KMar heeft als doel te komen tot een nieuwe voorziening voor Basisregistratie binnen de Koninklijke Marechaussee. De afdeling Gebruikersbeheer Operationele IV (GB OIV) is verantwoordelijk voor het beheer van de Operationele IV-systemen van de KMar en de afstemming met de gebruikersorganisatie en business owners.

Voor het beheersen van de werkzaamheden binnen deze projecten is er behoefte aan een Project Management Ondersteuner (PMO) die ondersteunt bij de planning, coördinatie en administratie van het project. De PMO’er werkt nauw samen met de business owner Basisregistratie KMar en de Sectie GB OIV om ervoor te zorgen dat de projectondersteuning aansluit op de behoeften en een uniforme werkwijze wordt gestimuleerd.

De PMO’er heeft een proactieve rol en neemt initiatief, denkt vooruit en anticipeert op mogelijke problemen. De functie vereist een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit.

Opdrachtomschrijving

Als Project Management Ondersteuner (PMO) ben je verantwoordelijk voor:

• Ondersteuning van de business owner Basisregistratie KMar en Sectie GB OIV.
• Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten (intern KMar en met ketenpartners).
• Notuleren van overleggen en bewaken, najagen en opvolgen van acties.
• Voorbereiden van verschillende rapportages.
• Opzetten en beheren van SharePoint-pagina's voor de Sectie GB OIV en de Basisregistratie KMar.
• Opzetten en beheren van KOWA-pagina's voor de Sectie GB OIV.
• Opzetten en beheren van de backlog in JIRA (features, epics, user stories).
• (Project)administratie opzetten: waaronder planning, resource-aanvragen, agendabeheer en financiële administratie.
• Communicatie met betrokkenen (intern KMar en ketenpartners).
• Bijhouden van Intranet, opstellen van nieuwsbrieven, QRC’s en andere communicatiemiddelen.
• Optioneel/Situationeel:
  • Voorbereiding van besluitvormingsfora (documentenstroom).
  • Ondersteuning van verschillende overleggen.

De PMO’er rapporteert aan de business owner, maar kan ook rapporteren aan het sectiehoofd GB OIV binnen de afdeling LTC/OPS. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd en de PMO’er bepaalt zelf de werktijden en werkindeling.

Eisen

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare en relevante ervaring in project- en programmamanagementondersteuning.
2. Minimaal een afgeronde MBO-opleiding of hoger (diploma vereist).
3. Minimaal 5 jaar ervaring met en uitstekende beheersing van MS Office, waaronder:
   • Word, Excel en PowerPoint.
   • Projectplanning tools zoals MS Project.
4. Ervaring met het plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten.
5. Ervaring met het opzetten en beheren van SharePoint- en KOWA-pagina's.
6. Ervaring met het opzetten en beheren van backlog in JIRA.
7. Ervaring met SCRUM/Agile werken en het ondersteunen van SCRUM/Agile teams.
8. Sterke communicatieve vaardigheden en ervaring met stakeholdermanagement.
9. Proactieve en zelfstandige werkhouding, met een grote mate van creativiteit en doortastendheid.
10. Bereid om te reizen tussen verschillende locaties binnen Defensie, met standplaats Huis ter Heide.

Wensen

1. Relevante ervaring op het gebied van project- en programmamanagementondersteuning van IV/ICT-projecten en bijbehorende processen.
2. Recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de KMar of de informatievoorziening van de OOV (Openbare Orde en Veiligheidsketen), zoals Politie, Justitie of Defensie.
3. Kennis van en ervaring met JIRA en SharePoint, inclusief het opzetten en beheren van nieuwe SharePoint-pagina's.
4. Ervaring met projectmanagementtools en administratiesystemen in een overheidsomgeving.
5. Ervaring met besluitvormingsfora en het beheren van documentenstromen in een bestuurlijke omgeving.