Functioneel consultant SharePoint Online 202504A017

Ministerie van Economische Zaken (Kerndepartement_EZ)

Als functioneel SharePoint Online consultant ben je onderdeel van het portfolio "Doorontwikkeling van de moderne digitale werkplek" op basis van producten uit Microsoft 365. Je werkt daarbij vooral aan de klantzijde (business) rondom de verdere ontwikkeling van het platform SharePoint Online. Daarbij hebben we op dit moment de volgende deliverables voor ogen.

Het op een verantwoorde wijze organisatorisch inbedden van MS SharePoint Online als generieke voorziening in samenwerking met de departementen en diensten met als deliverables:
1. Het afmaken van wat is begonnen met digitaal samenwerken m.b.v. Microsoft 365.
2. Het meewerken als project team lid om aan de hand van achtereenvolgens een PrePOC, POC en Pilot een vrijgave van SharePoint Online te kunnen opleveren voor het gebruik door de Dienst Onderdelen als onderdeel van de generieke werkplek.

Onderdelen van de verschillende deliverables zijn:
- Opzet van een (generiek) governance- en (functioneel) beheermodel voor SharePoint en het bespreken en afstemmen hiervan met alle stakeholders.
- Uitwerken en opleveren van adviesrapporten, memo's en strategiedocumentatie.
- Opzet van een strategie en planning voor SharePoint.
- Het opstellen van blauwdrukken ten behoeve van SharePoint Online.
- Uitwerken van zgn. user stories en acceptatiecriteria voor verdere implementatie.
- Continu afstemming tussen stakeholders zoals projectteam, leverancier en afnemende dienstonderdelen.
- Het (mede-)inrichten van een projectorganisatie, PoC, en later ook pilot proces.
- Bepalen van kaders voor een testomgeving.
- Generieke configuratie van SharePoint Online.
- Het opstellen van user stories en acceptatiecriteria.
- Het opstellen van een eerste adoptiestrategie.
- Het coördineren van het PoC en pilot proces en de bevindingen daaruit.

Je houdt je bezig met met vertaling, nadere invulling en afstemming van eisen en wensen uit de organisatie naar functionele vraagarticulatie op detailniveau dat leidt tot doorvertaling in user stories en acceptatiecriteria. Anderzijds breng jij jouw functionele kennis en ervaring met M365 en werkplekomgevingen mee om de reeds geformuleerde wensen te challengen en wellicht niet uitgesproken wensen expliciet te maken. Je werkt als 'linking pin' tussen de verschillende dienstonderdelen en het project. En je bent in staat om de gekozen oplossingen te vertalen naar begrijpelijke taal voor stakeholders om zo draagvlak te creëren, etc.

Verder ben je doorlopend bezig met afstemming tussen projectleider(s), architect en business consultants. Daarnaast ben je bezig met aanvullende of corrigerende voorstellen en in overleg: het aanpassen en verder concreet maken van bovenstaande opdracht aan de hand van de meegebrachte expertise en ervaring.

De ministeries van EZk en LNV en onderliggende dienstonderdelen (o.a. RVO, NVWA, RDI, SODM, etc.) maken allen gebruik van een generieke werkplekvoorziening die geleverd wordt door de eigen Dienst ICT Uitvoering (DICTU). De generieke regie op deze werkplekvoorziening is in handen van de Directie Bedrijfsvoering van het kerndepartement EZK. Deze werkplekvoorziening is in 2019 volledig vernieuwd. Inmiddels maken hier ca. 17000 medewerkers, verdeeld over het hele land en soms zelfs daarbuiten dagelijks gebruik van. Met de implementatie van MS Teams in 2022 heeft EZK/LNV de afslag naar de cloud genomen. Zowel techniek als klant zien graag een verdere doorontwikkeling van een duurzame en dus toekomstbestendige generieke werkplekvoorziening. Als stip op de horizon is een volledige moderne M365 werkplek geschetst. Uitdagingen daarbij zijn informatiebeveiliging, informatiehuishouding en de legacy omgeving. Hiervoor is een projectenportfolio gedefinieerd met daarin diverse (deels nog ongedefinieerde) projecten. De portfolio manager rapporteert naar de stuurgroep waarin alle onderdelen zijn vertegenwoordigd.
In het portfolio zijn de volgende deelprojecten uitgevoerd:
1.Vernieuwing Mobile Endpoint Management (o.a. Intune).
2.Vervangingstraject Exchange on-prem., naar Exchange Online.
3.Beschikbaar stellen MS Teams Online.