Functioneel beheerder AFAS (2025-04-10a)

Wat ga je doen

Als AFAS functioneel beheerder ondersteun en versterk je het team van SAP functioneel beheerders tijdens het programma voor de vervanging van SAP door AFAS (Cursusadministratie) en mogelijk na go-live ook in beheer. Je bent actief en hands-on betrokken bij de inrichting van het nieuwe systeem.

Waar ga je werken

De afdeling Functioneel Beheer is als onderdeel van het ASSC verantwoordelijk voor een diversiteit van applicaties die ondersteuning bieden aan bedrijfsvoeringsprocessen. Het team Functioneel beheer SAP is verantwoordelijk voor het ondersteunen van verschillende SAP modules door middel van beheer en ontwikkeling. Een groot deel van deze modules wordt vervangen door AFAS, de implementatie zal tegelijkertijd een leertraject worden voor de beheerders. De opdracht voor implementatie is aangenomen door de leverancier AFAS, zij leveren de lead consultants. Er is een programmastructuur ingericht voor de implementatie waar je onderdeel uit zult maken van een of meerdere werkgroepen.

Jouw werkzaamheden (Focus, Uitgangspunten & Doelstellingen)

Met je kennis en ervaring op AFAS inrichting en beheer ga je het interne team aanvullen en ondersteunen. Je bouwt zelf aan een deel van de inrichting en neemt interne beheerders daar in mee. Het project is in oktober 2024 gestart met de analysefase. Vanaf januari 2025 start de realisatie, na de zomer acceptatie en go-live staat gepland voor 1 januari 2026. Binnen het project is er besloten om aanvullend de AFAS Cursusmanagement in te gaan richten.

De voornaamste werkzaamheden zijn (alles in samenwerking met de interne beheerders):

• Vertalen van AFAS systeemkennis op het procesgebied(Cursusmanagement) naar proces-, data-, en inrichtingskeuzes (inclusief autorisaties);
• Meebouwen aan de systeeminrichting (inclusief rapportages) onder aansturing en begeleiding van de AFAS lead consultant;
• Voorbereiden en uitvoeren van testen (scenario’s, scripts, datasets, verslaglegging);
• Voorbereiden en geven van trainingen (cases, materiaal, datasets);
• Systeemkoppelingen afstemmen met team integratie;
• Data conversies afstemmen met team conversie;
• Meedenken in de optimale inrichting van beheer na go-live.

Wie ben jij

• Een gecertificeerd AFAS Expert met relevante en uitgebreide ervaring in de AFAS modules die Universiteit Leiden gaat implementeren (Cursusmanagement, Insite , Outsite &module Finance)
• Ruime ervaring met zelf inrichten en beheren van workflows, autorisaties en rapportages in AFAS;
• Ervaring met het inrichten van de AFAS Cursusmanagement en AFAS finance
• Leergierig met een nieuwsgierige instelling en uitstekende analytische en communicatieve vaardigheden;
• Je kan zelfstandig werken;
• Bij voorkeur ben je bekend met de bedrijfsvoering processen in de (academische) wereld van hoger onderwijs en onderzoek

Beschrijving organisatie

De Universiteit Leiden, in 1575 opgericht, is een van Europa’s meest vooraanstaande internationale onderzoeksuniversiteiten. De universiteit heeft zeven faculteiten in het alfa-, bèta- en gammadomein, is gevestigd in Leiden en Den Haag en heeft ruim 7.600 medewerkers en 33.000 studenten.

Elke medewerker en student heeft behoefte aan betrouwbare en professionele ondersteuning op het gebied van processen, systemen en documentenbeheer . Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) levert hoogwaardige ondersteuning aan alle medewerkers en studenten. Met ongeveer 135 collega’s ondersteunt het ASSC onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Het ASSC maakt een transitie door naar een organisatie die klantgericht, wendbaar, eigentijds, voorspelbaar en betrouwbaar is.

Het Administratief Shared Service Centre (ASSC) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de processen rondom de financiële en personeelsadministratie, het beheer en de ontwikkeling van de universitaire concernsystemen, de documentaire informatievoorziening van de universiteit en het universitaire archiefbeleid. Het ASSC bestaat naast Functioneel Beheer (FB) uit het:

• • Servicepunt (SP)
• • Financieel Shared Service Centre (FSSC)
• • Personeel Shared Service Centre (PSSC)
• • Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA)