Projectmanager Implementatie DefDoc 22981378

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde. Een omvangrijk proces waarop het programma DOO de regie, coördinatie voert en uitvoering geeft aan realisatie van organisatieverandering en IT-projecten. Het programma bestaat uit meerdere actielijnen, namelijk Informatiehuishouding, Informatieverstrekking, Signalen Herkennen, Informatie-vakmanschap en LSO/verbeteren inrichtingsprincipes en procesvolwassenheid in de Defensieonderdelen.

Opdrachtbeschrijving 

De projectmanager DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de implementatie van het Document Management systeem DefDoc (Filenet platform) binnen Defensie. Het is een dynamisch project. In 2024 was de Go-Live bij de Bestuursstaf en t/m 2027 wordt DefDoc per Defensie onderdeel in de gehele organisatie geimplementeerd. Uiteindelijk zullen naar verwachting zo'n 22.000 medewerkers het DMS/RMA systeem gebruiken. 

Het is een Defeniebreed project waarin meerdere subprojecten de business transformatie uitvoeren en de organisatie begeleiden middels procesanalyse, systeeminrichting, training en adoptie. Uniformiteit in (uitvoering van) werkprocessen vs. lokale ondersteuning is een belangrijke succesfactor. Er lopen parallel ook Defensie breed thematische implementaties voor bijvoorbeeld het Inkoopproces. Daarnaast wordt het systeem doorontwikkeld en zijn integraties met andere informatiehuishouding projecten voorzien. De subteams hebben eigen projectleiders, business analisten en product experts. Nauwe samenwerking vind plaats met de JIVC afdelingen BOO IT en Informatiebeheer. 

De projectmanager dient ervaring te hebben met transformatie / verander management en systeemimplementaties. Een absolute must is ervaring met stakeholdermanagement, het opstellen van plannen en rapportages, procesverbetering en escalatiemanagement. Bij voorkeur heeft de persoon kennis en/of ervaring binnen Defensie c.q. het veiligheidsdomein. 

Vanuit het belang van stakeholdermanagement wordt flexibilteit van werkplek verwacht. Standplaats is Den Haag, ander locaties waar regelmatig aanwezigheid voor overleg wordt verwacht, zijn: Utrecht, Den Helder, Breda. 

Eisen

1. Adviesvaardigheden op C-level.
2. Communicatieve en sociale vaardigheden voor adequate communicatie, voorlichting en afstemming met stakeholders over de voortgang, knelpunten, resultaten en besluitvorming.
3. Schrijven van plannen en rapportages.
4. Projectmanagement, risico management en kwaliteitsbewaking.
5. Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op WO-niveau.
6. Kandidaat heeft uitmuntende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal, niveau B2.
7. Kandidaat heeft 10 jaar aantoonbaar werkervaring met transitie-, verander- of implementatietrajecten bij organisaties > 2000 medewerkers.
8. Kandidaat heeft 10 jaar aantoonbaar werkervaring met interacatie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT. 
9. Kandidaat heeft 10 jaar aantoonbaar werkervaring met change management en implementatie van nieuwe systemen.
10. Kandidaat 10 jaar heeft aantoonbaar werkervaring met projectmanagement en aansturing van grote projectteams (50+)

Wensen

1. Kandidaat heeft bij voorkeur recente ervaring met het werken voor Defensie;
2. Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring en kennis op het gebied van informatiehuishouding en en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
3. Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met Document Management Systemen.