Programmasecretaris 22904623

Achtergrond opdracht

De programmasecretaris gaat aan de slag in een aantal IV-zware projecten die zowel in opstartende als afrondende fase zitten. Zij/hij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering, administratie, vastlegging van activiteiten en afspraken binnen de projecten en initieert en voert nieuwe initiatieven uit zoals de DTC-1 pilot en andere initiatieven uit de nationale strategie European border management.

De programmasecretaris ondersteunt verschillende projectleiders en het programmamanagement. Taken zijn o.a.:

• organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van acties;

• beheren van de programma-administraties (planning, issue- en risicologboek, financiële administratie);

• opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;

• beheren van het programmadossier (archiveren programmadocumentatie);

• signaleren van afwijkingen en verstoringen aan de projectleiding;

• opstellen en redigeren van nota's en memo's m.b.t. de projectorganisatie.

De programmasecretaris heeft aantoonbare kennis van IV en architectuur vanwege het hoge IV-gehalte van de innovatieve grensprojecten. Zij/hij haalt voldoening uit structureren, initiëren en afronden van projecten, detecteert onvolkomenheden en geeft feedback zonder weerstand op te roepen.

Competenties:

• Plannen en organiseren

• Resultaatgerichtheid

• Organisatiesensitiviteit

• Netwerken

• Motiveren

Daarnaast:

• Bekend met innovatieve grensprojecten, aantoonbare projecten als programmasecretaris.

• Ervaring in een stakeholderveld van publieke en private partijen in het grensdomein.

• Aantoonbare ervaring en kennis van Europese subsidietrajecten, incl. administratie van verkregen subsidies.

Het programma Future Borders richt zich op implementatie van EU-verordeningen op gebied van migratie, grensbeheer en veiligheid. Daarnaast uitvoering van innovatieve grensprojecten, deels eigen initiatief, deels overname van projecten van A&M.

Opdrachtbeschrijving

De programmasecretaris ondersteunt het programmakernteam en de projectmanager bij de beheersing van het programma en voert bovengenoemde taken nauwgezet uit.

Eisen

1. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring als programmasecretaris in projecten waarin de vernieuwing van het grenscontroleproces centraal staat.

2. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring om vanuit de rol als programmasecretaris aan verschillende projecten deel te nemen.

3. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in het samenwerken in projecten in het publieke en private domein.

4. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met innovatieve IT-grensprojecten en daarin aantoonbare IT-projecten gedraaid.

5. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring van Informatievoorziening en onderliggende architectuur in het veiligheidsdomein.

6. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met projectmanagementmethodieken zoals Prince, MSP en/of ITIL.

7. Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring en kennis van Europese subsidietrajecten, incl. administratie van verkregen subsidies.

Wensen

1. Kandidaat heeft bij voorkeur relevante werkervaring in het veiligheidsdomein met innovatieve grensprojecten.

2. Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met complexe stakeholdervelden, inclusief internationale partners.

3. Kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met digitalisering van grenscontroleprocessen.

Details

• Startdatum: zaterdag 1 november 2025

• Einddatum (initieel): zondag 28 februari 2027

• Optie op verlenging: Ja, max. 2 × 12 maanden

• Verwachte einddatum inzet: 28 februari 2029

• Uren per week: minimaal 32

• Initiële inzet: ca. 2053 uur

• Standplaats: Den Haag, Plein Kalvermarkt Complex (2511 CB)