Projectleider 202510A195

Ministerie van Economische Zaken (Kerndepartement_EZ)

De ministeries EZ, KGG en LVVN hebben de ambitie om de komende jaren hun informatie ‘volledig’, ‘betrouwbaar’ en ‘duurzaam toegankelijk’ te krijgen en te houden. Onderdeel daarvan is het vergroten van de grip op informatie en het vereenvoudigen van het veiligstellen van informatie in Opentext xECM platform, (DMS van onze departementen) vanuit de samenwerkomgeving van MS Teams.
Er is een duidelijke behoefte om archivering te automatiseren en onderdeel te maken van het reguliere werkproces, zodat informatie direct en correct wordt vastgelegd, zonder extra handmatige handelingen van medewerkers. Op basis van een eerder uitgevoerd vooronderzoek is vastgesteld dat een technische integratie tussen MS Teams en xECM/SIRIS mogelijk is. Deze opdracht is erop gericht om in de vorm van een technische haalbaarheidsstudie en een proof of value te bepalen of zo'n integratie voldoende technisch haalbaar en functioneel waardevol is. Daarnaast dient de architect expliciet te verkennen hoe deze integratie als blauwdruk kan dienen voor toekomstige koppelingen van MS Teams met andere DMS-/ECM-systemen binnen het concern.

De werkzaamheden bestaan uit:
1) Het uitvoeren van een technische haalbaarheidsstudie: verdiepen in beschikbare API’s, verkennen van integratiepatronen, opzetten van een eenvoudige werkende proefopstelling.
2) Het realiseren van een proof of value: een beperkte, werkende use case (bijv. het archiveren van één documenttype uit Teams naar SIRIS).
3) Het opstellen van een adviesrapport met aanbevelingen voor herbruikbaarheid, generieke toepasbaarheid, benodigde inspanning en vervolgstappen.

In de praktijk ontstaan steeds meer documenten in Microsoft Teams: binnen chats, vergaderingen, kanalen en projectomgevingen. Tegelijkertijd blijft SIRIS (gebaseerd op OpenText xECM) het systeem van records voor archivering, duurzame toegankelijkheid en compliance. De huidige werkwijze vereist dat medewerkers documenten handmatig vanuit Teams overzetten naar SIRIS, inclusief het invullen van metadata. Dit proces is foutgevoelig, arbeidsintensief en leidt tot incomplete archivering. Een eerdere verkenning heeft aangetoond dat een technische oplossing mogelijk is. De huidige fase richt zich daarom op onderzoek, experiment en onderbouwd advies, nog niet op implementatie. Daarbij is het belangrijk dat deze verkenning expliciet wordt opgezet als blauwdruk voor een generieke voorziening: een manier van werken waarmee ook andere DMS-/ECM-systemen binnen het concern kunnen worden gekoppeld aan Microsoft Teams.

Het ministerie van Economische Zaken werkt samen met zijn partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die en cultuur iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving.

Eisen:

• Aantoonbare ervaring met het ontwerpen en realiseren van technische DMS integraties in complexe omgevingen, bij voorkeur in de rol van integratiearchitect, solution architect of technisch lead. (5 jaar)
• Aantoonbare ervaring met integratievraagstukken binnen of met Microsoft 365 en Microsoft Teams. (3 jaar)
• Aantoonbare ervaring met documentmanagementsystemen, bij voorkeur OpenText xECM of vergelijkbare ECM-oplossingen. (3 jaar)
• Ervaring met Rijksoverheidsorganisaties (2 jaar)
• Ervaring met architectuurvraagstukken i.e. het bewaken van samenhang.
• Begeleiden en opzetten van verandertrajecten binnen IV omgeving.
• Borgen van informatie (proces, mens, techniek) op strategisch niveau.
• Begrijpt hoe MS Teams, xECM en eventuele middleware (zoals ESB of API-gateways) samenhangen.
• Ervaring met opstellen van een PSA / haalbaarheidstudie.
• Kennis van en ervaring met informatiehuishoudingwet- en regelgeving en de toepassing hiervan in
  systemen.

Wensen:

• Kennis van informatiehuishouding en (rijksbrede) archiveringsdoelstellingen (zoals IHH).
• Bekendheid met het applicatielandschap binnen de Rijksoverheid is een pré.
• Ervaring met metadata-modellen en archiveringsregels (selectielijsten) is een pré.
• Diepgaande kennis van API’s en integratiepatronen binnen Microsoft 365.
• Door eerder opgedane ervaring als PMO ben je in staat om de gestelde werkprocessen van de organisatie snel eigen te maken.

Competenties:

• Sterk analytisch vermogen en technisch-inhoudelijke diepgang.
• In staat om technische en functionele mogelijkheden te vertalen naar een heldere adviesstructuur.
• Communicatief vaardig; kan schakelen met zowel ontwikkelaars als gebruikers en opdrachtgevers.
• Proactief en zelfstandig; weet structuur aan te brengen in verkenningsvraagstukken.
• Ervaring met het opzetten van proof of concepts, pilots of vergelijkbare experimenten.