Functioneel Beheerder SRQ148640

Opdrachtgever 

Nederland gezond en wel. Dat is het motto van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Zorg voor ouderen en jongeren en voor mensen met een lichamelijke of verstandelijke handicap. De Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I) is een shared service organisatie van de ministeries van OCW en VWS. De ambitie van DUS-I is de dienstverlenende schakel zijn tussen instellingen die subsidies aanvragen/ontvangen en beleidsdirecties die bepalen aan wie en onder welke voorwaarden een subsidie wordt verleend. DUS-I richt zich erop het subsidieproces gestroomlijnd te laten verlopen door alle administratieve activiteiten foutloos, rechtmatig en efficiënt uit te voeren. DUS-I is een transparante, deskundige, zakelijke uitvoerder die ontzorgt, adviseert, uitvoert en ondersteunt.

Project 

Eén functioneel beheerder voor het Subsidieplatform. Voor het functioneel beheer van het Subsidieplatform van DUS-I worden twee functioneel beheerders gezocht.

Opdrachtomschrijving 

Functionaris is in het algemeen belast met de ondersteuning van eindgebruikers van applicaties, incident en probleem afhandeling, ook naar leveranciers wanneer nodig. In het geval van deze specifieke uitvraag richten taken zich specifiek op procesbewaking ten aanzien van een formulierenapplicatie van een 3e partij die het aanvragen en behandelen van Regelingen ondersteunt d.m.v. portals. Deze applicatie wordt uitsluitend in specifieke situaties ingezet. Deze applicatie wordt door DUS-I afgenomen bij DICTU. Procesbewaking op het ontwikkel-, test- en uitrolproces ten behoeve van de implementatie van regelingen op deze formulierenapplicatie staat centraal in de opdracht. Er zit een aanzienlijk aantal regelingen gelijktijdig in implementatie.

De functioneel beheerder zorgt als procesbewaker voor het gecoördineerd verloop van onderstaande activiteiten:

• Het inwinnen van informatie en requirements bij de UC-er over het afhandelingsproces van de regeling;  
• Het coördineren met interaction designer/Communicatie Online over uitvraaglogica, in te winnen gegevens en ontwerp eFormulieren/Klantportaal;  
• Afstemming tussen business (faciliteren van demo's) en ontwikkelaar, zo nodig een procesplaat voor de business maken om het proces in kaart te brengen en toe te lichten. Begeleidt de tests met de business.  
• Interne contacten met Uitvoeringscoördinatoren van regelingen over de procesvereisten voor inrichting in de applicatie;  
• Interne contacten met interaction designer en Communicatie over opzet en ontwerp van eformulieren;

Belangrijke aandachtspunten tijdens het implementatietraject zijn:

• Een Regelingbeheerder informeert de functioneel beheerder dat een implementatietraject op de applicatie gaat starten en geeft door wie de Uitvoeringscoördinator hierop is;  
• De procesbewaker organiseert de intake met de stakeholders onder voorzitterschap van de implementatiemanager;  
• Tijdens de intake worden de processtappen uiteen gezet en de afspraken die hierbij gelden ten aanzien van het tijdig melden van requirements: 
• het melden van wijzigingen vanuit Uitvoeringscoördinator;
• opvragen van impactanalyses bij leverancier applicatie; 
• ophalen van inhoudelijke en financiële beoordelingen op impactanalyses bij de Uitvoeringscoördinator; 
• verzorgen van de opdrachtverlening aan leverancier applicatie via Functioneel beheer en afspraken ten aanzien van demo's en `live' gaan; 
• tijdens de intake worden tussen Uitvoeringscoördinator, leverancier en Communicatie Online de requirements bepaald; 
• indien er sprake is van een aanvraagformulier vanuit de applicatie van de 3e partij en het behandelportaal in de eigen applicatie Subsidieplatform: ophalen van de koppelingspecificatie.  
• De procesbewaker is de spil in al het e-mail verkeer tussen de Uitvoeringscoördinator, Communicatie Online en 3e partij;  
• Volgt het proces, contact houden met de deelnemers en op basis daarvan op tijd en met de juiste mensen afstemmingsmomenten inplannen voor demo's en tests;  
• Bewaken dat informatie tijdig en juist (conform procesafspraken) wordt aangeleverd;  
• Zorgen dat tests goed en grondig (beoordeling Uitvoeringscoördinator) worden gedaan, gedocumenteerd en opgevolgd als er bevindingen zijn;  
• Bewaken van de status van implementatie en die doorgeven aan de implementatiemanager voor het totaaloverzicht aan implementaties.  
• Opvragen van de uren uitputting van 3e partij bij DICTU.  
• Autorisatiebeheer van portalen 3e partij.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden 

• Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van dataverwerking en beveiliging, procedures en voorschriften vormen de kaders voor de werkzaamheden  
• Kennis van Informatievoorziening op HBO-niveau (bijvoorbeeld een HBO diploma bedrijfskunde of vergelijkbaar);  
• Kennis van subsidieprocessen en de wijze waarop het proces met specifieke applicaties voor aanvragen en behandelen ondersteund kan worden;  
• Kennis van de Rijksoverheid is een pré;  
• Aantoonbaar ervaren in het bewaken van implementatieprocessen;  
• Dienstverlenend en ondersteunend richting Uitvoeringscoördinatoren. 

• Klantgericht;  
• Communicatief vaardig;  
• Overtuigingskracht;  
• Plannen en organiseren;  
• Samenwerken;  
• Voortgangscontrole;  
• Zelfontwikkeling/leervermogen;  
• Omgevingsbewustzijn.