Project-/Programmamanager SRQ159525

Context Hotspot COVID:

De COVID-19 crisis is de grootste naoorlogse crisis die Nederland meemaakt. VWS vervult in deze crisis een toonaangevende rol en staat daarbij voortdurend in het middelpunt van de belangstelling. De crisis heeft binnen VWS dan ook geleid tot een ongekende en nog dagelijks groeiende hoeveelheid aan relevante documenten, e-mails, chatberichten en allerlei andere vormen van informatie. Op grond van de Archiefwet komt deze informatie voor blijvende bewaring in aanmerking omdat de COVID-19 crisis is aangemerkt als een Hotspot. Deze informatie is opgeslagen in diverse bronsystemen. Deze informatie dient gearchiveerd te worden in het archiefsysteem De Corona-crisis geeft extra druk en uitdaging op het organiseren van informatievoorziening ten behoeve van archivering, onderzoek en verantwoording. Relevante informatie wordt tijdig geïnventariseerd en veiliggesteld vanuit de diverse informatiebronnen. Vervolgens wordt informatie beoordeeld en verwerkt tot het Hotspot-archief. Om de dossiervorming projectmatig te organiseren zoeken we een projectmanager met specialisatie in digitale informatiehuishouding.

Aanbesteding informatiehuishouding:

Betrouwbare informatievoorziening is essentieel in onze dienstverlening. Daar maken we ons als directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) sterk voor. De primaire aanleiding voor dit project is het rapport Ongekend Onrecht van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POC-KOT), met daaruit voortvloeiend het actieplan Open op Orde. Andere aanleidingen zijn:

1. Efficiency verbetering. 2. Ondersteuning werkzaamheden medewerkers. 3. Toekomstgerichtheid Vanuit dat perspectief is in 2022 een marktverkenning1 uitgevoerd naar een toekomst vaste oplossing voor document management, records management en procesondersteuning 4. De kraan dicht aan de voorkant. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Regeringscommissaris Informatiehuishouding hebben meegegeven dat zij graag op een zo kort mogelijke termijn een oplossing zien voor het verminderen van de grote hoeveelheden e-mailverkeer m.b.t. documenten; oftewel “de kraan dicht aan de voorkant”.

Projecten:

Opdrachtomschrijving Hotspot COVID:

Het project loopt al twee jaar, inmiddels is een deel van de veilig te stellen documenten opgenomen in het archiefsysteem. Maar enkele grote bronnen moeten nog ontsloten worden. De documenten uit deze bronnen moeten na schoning en verrijking van metadata opgenomen worden in het archiefsysteem. Voor deze deliverables zijn 2 werkstromen ingericht: 

• Voorbereiding technische migratie. Hierin worden methodes ontwikkeld om de verschillende bronnen te ontsluiten en vervolgens de data en documenten te schonen en metadata waar nodig te verrijken. Ook het testen en uiteindelijk overbrengen naar het archief zijn ondergebracht in deze werkstroom; 

• Informatiebewerking. In dit team, dat bestaat uit een groep van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, worden de exports uit systemen bekeken. Niet COVID gerelateerde documenten worden verwijderd uit de selectie, documenten worden voorzien van de juiste labeling voor latere doorzoekbaarheid en toegankelijkheid. Tot slot worden ook noodzakelijke merkingen aangebracht. Uitdaging in dit team is te onderzoeken of met nieuwe technologie de snelheid van het schonen en labelen verhoogd kan worden, waarbij de teamleden nog steeds kwaliteitscontroles doen. Als projectmanager voor dit project heb je naast de standaard werkzaamheden zoals planning, budgetten, wegnemen van obstakels ook de rol van aanjager/vernieuwer. Dit door samen met een aantal mensen uit het project nieuwe mogelijkheden te onderzoeken om de snelheid van verwerking te verhogen. Dat vraagt binnen VWS de nodige wendbaarheid, maar vooral ook stakeholder management. 

Opdrachtomschrijving aanbesteding Informatiehuishouding:

VWS is één van de vier departementen die gezamenlijk een aanbesteding gaan doen op het gebied van informatiehuishouding en vernieuwing van de werkplek. Dit interdepartementale programma gaat een enorme impact hebben op alle ambtenaren van de betrokken departementen.

Als projectleider vanuit VWS vertegenwoordig je VWS in dit programma en neem je ook één van de interdepartementale werkstromen voor je rekening als projectmanager. Daarnaast manage binnen VWS het project. Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor het opzetten van het project, de governance en voorbereidingen van zowel aanbesteding als de uiteindelijk implementatie en adoptie van de nieuwe oplossing.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden:

Wij zoeken een zeer stevige en ervaren projectmanager, die in staat is om twee complexe projecten, in verschillende fasen van realisatie te managen. Een projectleider die zich thuis voelt in informatiehuishouding en daar de klappen en knelpunten kent.

Competenties en vaardigheden;

• Relevant opleidingsniveau (HBO/WO) in Informatiehuishouding of Informatiekunde of • vergelijkbaar. • Minimaal 2 jaar aantoonbaar ervaring in vergelijkbare projecten bij (rijks)overheidsorganisaties. • Aantoonbare ervaring met informatievraagstukken bij een kerndepartement. • Kennis van en ervaring met relevante wet- en regelgeving • Bedreven in stakeholdermanagement zowel binnen departementen als over departementen heen, dit blijkt ook uit het CV • Bedreven in zowel Prince II projectmanagement als Agile werken.

Bij het voorstellen: in pdf. Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).

De aanvraag sluit bij NeedStaffing als mantelpartij voor het Ministerie VWS op 22-12-2023 om 10:00

Bij een passende bieding is een motivatie gericht op de opdracht verplicht, eisen dienen aantoonbaar te zijn in het CV.

Dubbele doorleen/ketenvorming of payrolling voor de duur van de opdracht is NIET toegestaan.

Het is niet toegestaan om deze vacature te publiceren door andere partijen!