Business Analist 4501209414

Ministerie van J&V (IND)

Doel van de functie:
Het analyseren van de aanwezige en gewenste businessprocessen voor het beheer en gebruik (inclusief feedback) van de zaak overstijgende inhoudelijke informatie. Het vertalen van de gewenste processen naar de oplossing in SharePoint. En het vertalen naar een advies over de in te richten beheer- en kwaliteitsprocessen met de bijbehorende rolbeschrijvingen.

Werkzaamheden

• Analyses van de businessprocessen m.b.t. zaak-overstijgende kennis en informatie (content genereren; distribueren en toepassen, feedback ontvangen).
• Inzichtelijk maken van de beheer en kwaliteitsprocessen m.b.t. zaak-overstijgende kennis en informatie en het adviseren van de organisatie naar een nieuwe werkwijze.
• Adviseren voor de gewenste ondersteuning van de processen met te ontwikkelen ICT applicatie (op basis van SharePoint).
• Ondersteunen bij het aanscherpen van userstories. Uitwerken van de processen voor beheer en opleiding van metadatering; beheer van kennisontwikkeling en distributie; beheer van de producten in SharePoint.

Het project informatie- en kennismanagement (IK2.0) heeft als doelstelling het opnieuw inrichten van het informatie- en kennismanagement van de zaak-overstijgende inhoudelijke informatie en kennis en het daarmee verbeteren van de inhoudelijke ondersteuning van de gebruiker. Deze informatie en kennis is de algemene inhoudelijke informatie en kennis die nodig is bij het beslissen op aanvragen, de juridische
procesvoering en bij het beantwoorden van klantvragen. Voorbeelden hiervan zijn: landeninformatie, beleid, wet- en regelgeving, werkinstructies en jurisprudentieanalyses.

In 2019 ontwikkelt het project een voor de medewerker personaliseerbaar kennisportaal. Daarop wordt voor de medewerker aan de hand van zijn/haar kennisprofiel inhoudelijke zaak-overstijgende informatie aangeboden, die de medewerker nodig heeft voor het dagelijks werk. Het project kent verschillende aspecten. Een ICT aspect (het kennisportaal en een zoekfunctionaliteit), een inhoudelijk aspect (de
informatie die wordt aangeboden op het medewerker-kennisportaal) en een verander aspect (proces- en organisatieverandering). Ieder aspect heeft een eigen team/deelproject met een teamlead/deelprojectleider die daarvoor verantwoordelijk is.

De projectdoelstellingen zijn:
Het verbeteren van de inhoudelijke ondersteuning van de IND medewerkers door het voor hen creëren van overzicht en vergemakkelijken van het zoeken naar en het aangeboden krijgen van zaak-overstijgende inhoudelijke informatie en kennis op INDaily en in InformIND en het daardoor verminderen van:

• de tijd die nodig is voor het vinden van informatie;
• de tijd die nodig is voor het zelf beheren van informatie;
• het risico van het mogelijk nemen van onjuiste beslissingen;
• het verrichten van onnodige werkzaamheden; en
• frustratie die ontstaat doordat informatie moeilijk vindbaar is.

Het daarmee leggen van een duurzame basis voor dit deel van de informatiehuishouding en het op orde brengen van de informatiehuishouding van de IND. Het bijdragen aan de doelen van de IND om een gezonde vitale en wendbare organisatie te zijn en een goed dienstverlener

De afdelingen IV Ontwikkeling en IV Beheer van de Directie Bedrijfsvoering verzorgen de geautomatiseerde ondersteuning van alle bedrijfsprocessen en cultuur binnen de IND. Vanwege het belang van de IND systemen voor het bedrijfsproces van de IND is besloten dat cruciale activiteiten blijvend binnen de
IND worden uitgevoerd. De IV-organisatie is integraal verantwoordelijk voor de IV-dienstverlening inclusief de dienstverlening van externe partijen.

De IV-organisatie levert deskundigheid, en adviseert over de gewenste of noodzakelijke richting, op het terrein van de ontwikkeling van de informatievoorziening. Het modelleren en het doorvoeren van wijzigingen in overleg met de klant is een kerntaak van IV. Naast het technisch beheer en de verdere ontwikkeling van INDiGO ondersteunt de IV-organisatie, ook de flexibele werkplek (DWR), de web gebaseerde ondersteuning door kennissystemen (m.n. SharePoint), de systemen ten behoeve van bedrijfsvoering (Datawarehouse (DWH), Joost, systemen van derden), de publieke omgeving (diensten via internet) en de onderliggende infrastructuur.

De IV-organisatie ondersteunt de gebruiker bij het gebruik van de systemen o.a. door de helpdeskfunctie en door kennisoverdracht. Voor de realisatie van voornoemde taken stuurt de IV-organisatie externe dienstverleners aan zoals o.a. het SSC-ICT, Solvinity en Justid.

Eisen:

• HBO/WO werk- en denkniveau op het terrein van informatiemanagement of bedrijfskunde; (5 jaar)
• business analist; (3 jaar)
• Ervaring met werken binnen een scrum-team (> 1 jaar)
• Minimaal 5 jaar werkervaring, waarvan minimaal drie jaar als business analist; 
• Kennis en ervaring in het implementeren van processen binnen een grote organisatie. (Minimaal twee trajecten); 
• Kennis en ervaring met het implementeren van informatiesystemen, waarbij governance,
  training en adoptie belangrijke rol speelde (minimaal twee trajecten)
• Aantoonbare kennis en ervaring met SharePoint 2013/2016 

Wensen:

• Ervaring met verandertrajecten.
• Goed kunnen opereren op het snijvlak van business en ICT en spreekt beide talen.
• Kennis van SharePoint 2019 is een pré
• Resultaat gericht, kan goed luisteren en communiceren en beweegt makkelijk op diverse niveaus in de organisatie.
• Goed kunnen samenwerken en ondersteunen.
• Een positieve instelling.
• Kunnen omgaan met wisselend werkaanbod, flexibel en stressbestendig.
• Toont initiatief.
• Werkt accuraat en planmatig.
• Analytisch en pragmatisch.
• Collegiaal

Competenties:

• HBO/WO werk- en denkniveau op het terrein van informatiemanagement of bedrijfskunde
• Aantoonbare ervaring met het werken onder architectuur
• Ervaring met werken binnen een scrum-team (1 jaar +)
• Aantoonbare ervaring in de publieke sector. Ervaring in de private sector is een pré.
• Aantoonbare ervaring in kennisintensieve projecten/programma’s met een ICT component (digitalisering) en bij tenminste drie verschillende opdrachtgevers.
• Aantoonbare ervaring in procesmodellering