Project- of Programmasecretaris 202405A216

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (RVO)

Wij zoeken een secretaris en inhoudelijk adviseur die een prestatie neerzet en dat kan doen in een complex netwerk van partijen en belangen. Deze persoon neemt eigenstandig verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren en structureren van de werkzaamheden binnen de gegeven kaders maar weet ook goed in te schatten op welk moment afstemming aan de orde is.

1) De projectsecretaris is belast met het ondersteunen en adviseren van de projectleider of programmamanager bij het uitvoeren van een project of programma. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio's of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als projectsecretaris tracht je het overzicht over het project/programma te bewaken en fungeer je als sparringpartner van de project- programmamanager.
Daarnaast levert hij/zij daarvoor in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectorganisatie en aan de inrichting van de projectwerkprocessen conform IPMA zoals toegepast binnen RVO.nl.

Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maakt hij/zij gebruik van projectmanagementmethodieken en stelt deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders. Daarnaast ondersteunt hij/zij de projectleider/programmamanager bij:
• het afstemmen van de projectdoelstellingen met de lijnorganisatie, informatiemanager en DICTU.
• het leveren van een actieve bijdrage aan een gedegen opdracht omschrijving en plan van aanpak.
• het onderhouden van de projectmanagementproducten (PID, projectregister, stuurgroepstukken, etc.)
• het inplannen van overleggen, het inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie
• het beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware
• het opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking
• het registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen.
• het bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
• het onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil)
• het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën)
• het signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen

2) Naast deze rol is de projectsecretaris tevens belast met het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan het realiseren van een integraal monitoring en effectmeting systeem ten behoeve van het Nationaal Groeifonds. Dat betekent dat de secretaris op basis van ervaring en de inmiddels beschikbare inzichten en achtergrond een bijdrage levert aan richting en oplossingen maar ook deelneemt in activiteiten die gericht zijn op verdere uitwerking.

Wij zijn op zoek naar een verbinder die zich richt op het opzetten van een databeheersysteem voor het Nationaal Groeifonds (NGF). In de eerste fase ligt de focus op het vaststellen van de basis voor monitoring en evaluatie, het ontwikkelen van een afsprakenstelsel voor databeheer, en het leggen van de grondslag voor toekomstige systeemontwikkeling. Je zult een sleutelrol spelen in het leggen van de basis voor een succesvolle uitvoering van de volgende fasen en ook daar een bijdrage aan leveren.
De ideale kandidaat voor deze positie is iemand die snel kan integreren in een complexe en dynamische projectomgeving, met een bewezen staat van dienst in vergelijkbare projecten. Diepgaande kennis van databeheer en een sterk netwerk binnen dit domein zijn essentieel voor het succes in deze rol. Omdat de opdracht wordt uitgevoerd vanuit RVO in samenwerking met departementale partijen en waarschijnlijk in samenhang met een bredere departementale (Ministerie EZK) programmatische benadering is het ook van belang dat je je in dat speelveld een verbinder toont die verder kan kijken dan het prject waarvoor je bent ingeleend.

Kansen voor Nederland, kansen voor jou en cultuur
Een duurzame, economisch sterke samenleving: daar werken we aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met nationale en internationale programma’s, van de energietransitie en voedselproductie tot ontwikkelingsprojecten in Afrika. Met voorlichting, advies, financiering, subsidies en hulp bij het vinden van zaken- of kennispartners. Door slim organiseren en maximaal gebruik van digitale communicatie zorgen we voor een soepele en optimale dienstverlening. Door elkaar op te zoeken en verbindingen te leggen bieden we nieuwe inzichten en mogelijkheden. Voor en achter de schermen zetten 4500 mensen zich in voor een economisch sterk, innovatief en duurzaam Nederland, op verschillende vestigingen in Nederland. Ook voor jou zijn er kansen!

Onze adviseurs weten als geen ander wat er nodig is om ondernemende Nederlanders vooruit te helpen. Beoordelaars nemen subsidie- en andere verzoeken onder de loep en helpen de aanvragers om nieuwe stappen te zetten. Inkopers benutten de inkoopkracht van de Rijksoverheid, ook om maatschappelijke doelen te bereiken. De medewerkers van de frontoffice staan iedereen te woord die vragen heeft. Functioneel beheerders ontwikkelen en onderhouden digitale loketten. Projectmanagers onderzoeken wat de mogelijkheden van big data zijn. Juristen zorgen dat we ons houden aan wet- en regelgeving. En communicatieadviseurs ontwikkelen toegankelijke websites voor voorlichting en advies.

Wie ondernemend Nederland een warm hart toedraagt, kan bij onze organisatie dus alle kanten op. 

Eisen:

• Ervaring bij een grote (semi-)overheidsorganisatie in de rol van projectsecretaris (3 jaar)
• Ervaring met inrichting van processen gericht op dienstverlening aan klanten (5 jaar)
• Ervaring met stakeholder management op meerdere niveau's (5 jaar)
• WO werk-en denkniveau (5 jaar)

Wensen:

• Relevante werkervaring binnen de rijksoverheid, bij voorkeur binnen uitvoeringsorganisaties.
• Ervaring binnen RVO, en met haar partnerorganisaties is een pré.
• Kennis van databeheer.
• Partner die adviseert, begeleidt (spreekt aan, bemiddelt bij weerstand en conflicten, onderhandelt, coacht)
• Betrouwbaar (transparant, open, eerlijk, gedreven)
• Toegankelijk (bereikbaar, aanspreekbaar, reageert)

Competenties:

• Verbinder tussen business cq IV-organisatie en project.
• Communicator die stakeholders in woord en beeld meeneemt en de verandering stapsgewijs begeleidt.
• Heeft focus: resultaatgericht, weet van aanpakken, straalt geloof uit
• Is procesbewaker: zorgt dat opdrachtgever stuurt, legt besluiten voor en is proactief
• Zorgt voor een haalbare fasering.
• Is in control: - Effectief (belang, doel en bijdrage aan de organisatie,verwachtingen gemanaged) - Realistisch, efficiënt (Richten: tijd, geld, kwaliteit, resultaat) - Overzicht (Inrichten: structuur, aanpak, mijlpalen, bemensing) - Voorspelbaar, bewaakt (issues, risico’s, leerpunten, logboek) - Zorgvuldig (rapportage, administratie op orde)

De deadline voor de aanvraag is vrijdag 24 mei om 15:00