Projectmanager aanbesteding studentcontacsysteem

Het expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) van Universiteit Leiden zoekt

Projectmanager aanbesteding studentcontactsysteem

Wat ga je doen

Je begeleidt een Europees aanbestedingsproces voor een universiteit brede aanschaf van een studentcontactsysteem voor de afhandeling van vragen van (aspirant) studenten in het onderwijsdomein. Je werkt nauw samen met de projectmanager die de implementatie van dit systeem bij een centrale dienst en (aantal) faculteiten gaat uitvoeren.

Waar ga je werken

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren. Daarnaast maak je onderdeel uit van het PMO-team dat onder de directie Informatiemanagement valt en verantwoordelijk is voor de regie op het universiteitsbrede ICT portfolio.

Jouw werkzaamheden (Focus, Uitgangspunten & Doelstellingen)

Voor de aanbesteding van een studentcontactsysteem ben je verantwoordelijk voor:

• Opstellen van PID tbv de fase van aanbesteding en afstemming met projectmanager implementatie tbv fase implementatie;
• Het opstellen van het pakket van eisen en wensen;
• De marktverkenning;
• De totale aanbesteding: van voorbereiding van de aanbesteding tot contractering van het vervangende studentcontactsysteem;
• Inbedding van contract in de organisatie;
• Overdracht / afstemming met projectmanager tbv implementatie.

Wie ben jij

• Ruime ervaring met het uitvoeren van projecten in een federatieve organisatie zoals een hoger onderwijsinstelling of vergelijkbaar;
• Prince 2 ervaring;
• Sterke analytische vaardigheden en je bent in staat goed stakeholder management te voeren;
• Sterke communicatieve vaardigheden, in staat zijn je communicatiestijl en -kanaal aan te passen om de diversiteit aan stakeholders te kunnen bereiken en te informeren;
• 3-5 jaar ervaring met het doen van (Europese) aanbestedingen;
• Bekend zijn met wet- en regelgeving omtrent (Europese) aanbesteding (aanbestedingsregels/ -plicht);
• Ervaring in het scherp opstellen van een programma van eisen en de vertaling daarvan naar een goed aanbestedingsdocument;
• Ervaring in het opstellen van een scherpe gunnigscriteria overeenkomstig de omvang van de opdracht;
• Weet vorm te geven aan de aanbestedingsopdracht, rekening houdend met de beleidsdoelen van de organisatie én de mogelijkheden die de markt kan bieden;
• Heeft kennis van en ervaring met Onderwijs, specifiek het studentendomein;
• Heeft kennis van de markt met betrekking tot (student)contactsystemen;
• Is bestuurlijk sensitief, communicatie, analytisch en daadkrachtig.

Beschrijving organisatie

Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en draagt zorg voor de voorbereiding van beleid en de uitvoering van besluiten. Hierbij onderhoudt het Bestuursbureau nauwe relaties met faculteiten en expertisecentra. Op een aantal terreinen zoals financiën, personeel, juridische zaken en strategische communicatie heeft het Bestuursbureau ook een serviceverlenende rol voor de gehele organisatie.

Binnen het Bestuursbureau is de afdeling Informatiemanagement (IM) verantwoordelijk voor het universiteitsbrede informatiebeleid, stelt samen met het onderwijs en onderzoek informatieplannen op en is verantwoordelijk voor het projectenportfolio. De directie Informatiemanagement is een leuke, diverse directie die werkt op het snijvlak van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. Binnen de directie Informatiemanagement valt het Privacy Office, waar deze opdracht binnenvalt en wordt het project gemanaged vanuit het projectmanagement office (PMO). Vanuit deze afdeling initiëren, begeleiden en realiseren we universiteitsbrede projecten met een ICT-component en veranderkundige vraagstukken, waarmee de ondersteuning van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering verbeterd wordt.