Functioneel Consulent Onderwijsvoorbereiding

Het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) van de Universiteit Leiden zoekt ten

behoeve van de afdeling Functioneel Beheer een Functioneel Consulent Onderwijsvoorbereiding

Wat ga je doen

Je stelt je als functioneel consulent op als expert binnen jouw kennisgebied en slaat een brug tussen IT en de gebruikersorganisatie. Je betrekt en enthousiasmeert stakeholders binnen en buiten de organisatie en neemt initiatief veranderingen in de informatievoorziening inzichtelijk te maken en bewerkstelligen. Dankzij jouw expertise en coördinerende vaardigheden kan de organisatie rekenen op een goed functionerende curriculum management applicatie ten behoeve van het onderwijs.

• Je draait mee in het implementatieproject TEC en je bent verantwoordelijk voor het inrichten en het implementeren van de nieuwe curriculum management applicatie TimeEdit Curriculum (TEC);
• Je bent de eerste gesprekspartner van de implementatieteams op de faculteiten en zorgt dat zij goed aangehaakt blijven bij de ontwikkelingen in het project;
• Je volgt interne en externe ontwikkelingen m.b.t. de (IT) processen in het onderwijs en adviseert de organisatie over de impact op de informatievoorziening;
• Je inventariseert en analyseert de wensen en behoeften vanuit de organisatie ten aanzien van de gewenste informatievoorziening in relatie tot de gewenste bedrijfsvoering;
• je begeleidt implementaties van wijzigingen in de informatievoorziening binnen de curriculum management applicatie en je bent verantwoordelijk voor de nazorg van de implementaties;
• Je signaleert en implementeert voorstellen tot wijzigingen in de uitvoering van de beheerwerkzaamheden en bijbehorende kaders, methoden en werkwijzen binnen het team.

Waar ga je werken

Je landt binnen de afdeling functioneel beheer in het team FB O&S. Het team richt zich voornamelijk op de ondersteuning van de (keten) processen onderwijsplanning, roostering, inschrijven op onderwijs, studiebegeleiding, resultaatverwerking & diplomering. Het team bestaat uit 3 consulenten, 8 functioneel beheerders en 3 studenten-assistenten. Hoewel de processen in elkaar zijn verweven, hebben de medewerkers een duidelijk focusgebied en werken zij dagelijks nauw samen. Onder aansturing van een teamleider zorgt het team voor een optimale ondersteuning aan de studievoortgang van studenten en de onderwijs logistieke voorbereiding van het onderwijs.Als functioneel consulent onderwijsvoorbereiding werk je voornamelijk in en vanuit het project implementatie TEC als projectlid van de werkpakketten functionele inrichting en integraties. In het project werk je nauw samen met een functioneel beheerder van team FB O&S, de facultaire implementatie coördinatoren en de decentrale facultair functioneel beheerders. De voortgang met betrekking tot het behalen van de projectresultaten stem je af met de projectleiding. De voortgang met betrekking tot overdracht naar beheer stem je direct af met de teamleider FB O&S.

Jouw werkzaamheden (Focus, Uitgangspunten & Doelstellingen)

Jouw focus komt te liggen bij de implementatie van de curriculum management applicatie TEC. Je bent als functioneel consulent verantwoordelijk voor de implementatie en overdracht naar beheer voor de volgende onderdelen:

• Functionele inrichting van TimeEdit Curriculum ten behoeve van het proces ter vaststelling van het curriculum. Hieronder valt ten minste;
• Inrichting rollen en permissies;
• Inrichting organisatie structuur;
• Inrichting systeem brede instellingen, conform opgestelde randvoorwaarden en richtlijnen vanuit privacy en security beleid.
• Integratie tussen TEC en ons studenteninformatiesysteem (uSis) voor het aanleveren van vakinformatie, in samenwerking met functioneel beheer van uSis en de leverancier van het integratieplatform INQDO;
• Het functioneel ontwerp is gereed, de werkzaamheden betreffen het (laten) ontwikkelen, testen en accepteren van de integratie;
• Integraties met ons identity access systeem voor de provisioning en authenticatie (SURF Conext) van de gebruikers, in samenwerking met functioneel beheer van iAm en de interne ontwikkelaar van de drivers;
• Het functioneel ontwerp is gereed, de werkzaamheden betreffen het (laten) ontwikkelen, testen en accepteren van de integratie;
• Inrichting beheerprocessen voor de ondersteuning van het curriculum management proces in samenwerking met de centrale en decentrale beheerorganisatie. Hieronder valt het afstemmen, inrichten en documenteren van o.a. de volgende beheerprocessen:
• Incidentmanagement;
• Ketenbeheer;
• Gegevensbeheer;
•  Bedrijfscontinuïteitsbeheer;
• Wijzigingsbeheerproces (aansluiting op de bestaande governance voor het onderwijslogistieke domein);
• Inrichting support organisatie voor het curriculum management proces in het universitaire platform voor servicemanagement, TOPdesk, voor vraag en incident afhandeling van docenten en medewerkers. Hieronder vallen tenminste;
• Afstemming met eerstelijns supportdesk met de centrale IT organisatie;• Inrichting van kennis items voor 1e lijns en 2e lijns support;
• Inrichting (eind)gebruikersdocumentatie in onze openbare online support websites, Screensteps;
• Verdere benodigde acties ter verantwoordelijkheid van functioneel beheer voor een succesvolle implementatie, goede nazorg en overdracht naar beheer.

Wie ben jij

Jij bent iemand met ervaring in het implementeren van een software applicatie binnen een onderwijsinstelling. Je hebt oog voor zowel de randvoorwaarden die volgen vanuit IT richtlijnen als voor de verschillende belangen binnen een complexe organisatie en bent in staat deze te vertalen naar een optimale functionele inrichting en goed ingerichte beheerprocessen.

• Je beschikt over HBO/WO werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur kennis en ervaring van de ondersteuning van het curriculum management proces binnen het hoger onderwijs;
• Je bent goed in staat werkzaamheden te delegeren, prioriteiten te stellen en operationele sturing te geven aan de directe collega’s binnen jouw werkgebied;
•  Je beschikt over de vereiste communicatieve vaardigheden om op te treden als aanspreekpunt, vraagbaak en vertegenwoordiger voor het functioneel beheer van het curriculum management proces;
• Je bent aantoonbaar in staat om binnen een keten de samenwerking op te zoeken en toont assertiviteit en ondernemerschap in de samenwerking;
• Je beschikt over de volgende competenties: conceptueel vermogen, analytisch vermogen, overtuigingskracht, resultaatgerichtheid & organisatiesensitiviteit;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse (C1 niveau volgens het CEFR) taal.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Beschrijving organisatie

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.De afdeling functioneel beheer SOZ is verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de systemen die de lifecycle van de student ondersteunen. Medewerkers van functioneel beheer zorgen ervoor dat gebruikers, studenten, administraties, studieadviseurs, docenten, etc., optimaal gebruik kunnen maken van de onderwijsondersteunende systemen, en dat dezefunctioneren conform de eisen die voortvloeien uit weten regelgeving evenals de gekozen werkwijze binnen de Universiteit Leiden. Zie voor meer informatie ook de website.